Datenaufbereitung in Excel für InDesign

In Foren zu InDesign taucht des Öfteren die Frage auf, wie man Daten am einfachsten von Excel in InDesign bekommt. Bekanntlich führen viele Wege nach San Jose: Dafür gibt es zum Beispiel die Möglichkeit der Datenzusammenführung, den Import der Excel-Tabelle oder schlicht Copy & Paste.

Spätestens, wenn man die Excel-Datei zu Gesicht bekommt, ahnt man schnell, dass etwas Vorarbeit nötig ist. An dieser Stelle sei gesagt: Mir ist bewusst, dass Excel keine Datenbank ist, für viele eine alternative und hat bis zu einem gewissen Grad auch seine Berechtigung. Aus diesem Grund will ich hier und jetzt auch nicht auf die Funktionen in InDesign eingehen, sondern viel mehr einige Anregungen geben, wie ein vorhandener „Datenbestand" aufgeräumt werden kann.

Letztens habe ich eine Excel-Datei mit den Worten bekommen: „Ich habe da schon mal was vorbereitet." Alle Daten schön in Spalte A. Was ist aber, wenn sich etwas in der Sortierung o.ä. ändert? Bild 1 zeigt die Ausgangslage. Ich gehe hier vom Optimalen Fall aus, dass alle Daten die gleiche Reihenfolge haben, also Firma, Straße, Telefon usw. Nur so können wir Formel kopieren.

Bild 1 Bild 1

Ich möchte diese Daten aber in richtiger Tabellenform haben, um diese dann über die Datenzusammenführung in InDesign zu setzen oder für einen Export in eine Datenbank vorzubereiten. Was uns dabei in Excel hilft, sind Formeln. Natürlich geht das auch mit OpenOffice oder Numbers, ich beschränke mich hier aber auf Excel. Des Weiteren habe ich zur Vereinfachung darauf verzichtet, über mehre Tabellenblätter zu rechnen.

Bauen wir uns zuerst den Tabellenkopf – ganz ohne Formeln. Dies ist für die genaue Zuordnung der Daten notwendig (Bild 2).

Bild 2 Bild 2

Datenfeld Fima

Um alle Firmennamen in die Spalte zu bekommen nutzen wir die Formel:

=INDIREKT("A" & (ZEILE()-2)*5+1)

Übersetzt: Schaue in Spalte A, ab hier jede 5 Zeile, beginne bei Zeile 1.

Bild 3 Bild 3

Datenfeld Straße

In der Ausgangslage sind Straße, Postleitzahl und Ort in einer Zelle. Dies zerpflücken wir jetzt. Dazu legen wir zunächst eine Hilfspalte „Straße_Hilfe" an. Mit der gleichen Formel wie für die „Firma" ziehen wir die Straßen in die Spalte:

=INDIREKT("A" & (ZEILE()-2)*5+2)

Da ab Zeile 2 gesucht werden, ändern wir +1 in +2 und kopieren die Formel runter.

Bild 4 Bild 4

Da wir nur die Straße und Hausnummer benötigen, soll das Komma und alles, was dahinter steht weg. Formel:

=LINKS(D2;FINDEN(",";D2)-1)

Übersetzt: Schaue in Spalte D der gleichen Zeile, von Links bis du ein Komma "," findest und lösche alles von da an. -1 bedeutet, dass er ein Zeichen zurück gehen soll dabei, also das Komma mit entfernt.

Bild 5 Bild 5

Datenfeld PLZ

Auch hier brauchen wir wieder eine Hilfsspalte, „PLZ_Hilfe". In dieser müssen wir alles aus der Zelle holen, was hinter dem Komma nach der Straße steht:

=RECHTS(D2;LÄNGE(D2)-FINDEN(",";D2)-1)

Übersetzt: Schaue in Spalte D der gleichen Zeile, suche nach einem Komma und gebe mir alles was rechts davon steht aus, lasse aber das erste Zeichen nach dem Komma weg.

Nun zur eigentlichen Spalte „PLZ"
Da alle PLZ in Deutschland 5 Stellen haben, benötigen wir die ersten 5 Zeichen aus der Spalte „PLZ_Hilfe":

=LINKS(F2;5)

Übersetzt: Aus der Zelle F2 möchte ich alle 5 Zeichen, von Links beginnend haben.

Bild 6 Bild 6

Datenfeld Ort

Für die Ausgabe des Ort benötigen wir die bereits vorhandene Hilfspalte „PLZ_Hilfe", da wir alles nach der PLZ benötigen.

=RECHTS(F2;LÄNGE(F2)-6)

Übersetzt: Schaue in Zelle F2 (PLZ_Hilfe), gebe alles von rechts gesehen aus, lasse aber die letzten (von rechts aus) Zeichen weg.

Bild 7 Bild 7

Zur besseren Übersicht kann man sich die Hilfsspalten ausblenden lassen (Spaltenbreite 0).

Nach diesem Muster verfährt man mit den Datenfeldern „Name", „Telefon" und „File":

Neue Hilfsspalte „Name_Hilfe": =INDIREKT("A" & (ZEILE()-2)*5+3)
Spalte „Name: =LINKS(I2;FINDEN(",";I2)-1)
Spalte „Telefon": =RECHTS(I2;LÄNGE(I2)-FINDEN(",";I2)-1)
Spalte „File_Hilfe": =INDIREKT("A" & (ZEILE()-2)*5+4)
Spalte „File": =RECHTS(L2;LÄNGE(L2)-FINDEN(":";L2)-1)

Bild 8 Bild 8

Damit haben wir alle Daten aus der Spalte A sauber in eine Tabelle gepackt. Im nächsten Schritt habe ich die Tabelle in eine Datenbank exportiert (FileMaker) und dann über die XML-Schnittstelle in InDesign gesetzt. Somit können relativ schnell Änderungen vorgenommen werden. Wie das geht, kann ich in einem anderen Beitrag zeigen.

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