Abbildungsnummerierung in InDesign automatisieren

Gerade in technischen Publikationen sind viele Bilder und Grafiken zu finden. Meist wird im Text auf diese verwiesen, z.B. „siehe Abbildung 3". Es wird schnell mühselig, die vielen Grafiken „von Hand" zu nummerieren, das Fehlerpotential steigt. Und was passiert, wenn eine Grafik neu eingefügt oder gelöscht wird? Alles wieder von vorn beginnen, den gesamten Text prüfen, ob die Querverweise stimmen? Mit ein paar Vorbereitungen geht es wie von Zauberhand von alleine – und das mit den Bordmitteln von InDesign.

So soll das Ergebnis aussehen

Wir haben ein Buch mit mehreren Kapiteln. In der Seitenspalte befinden sich die Bilder, jedes hat eine Bildunterschrift in der Form [Abb. Kapitelnummer.fortlaufende Nummer: Beschreibung]. Innerhalb des Textes befinden sich Querverweise, die auf die Bilder in der Form [(siehe Abb. X.X)] verwiesen (Abb. 1).

Abb. 1 Abb. 1

Vorbereitungen

Liste definieren

Für unser Vorhaben nutzen wir die Absatznummerierung. Dafür definieren wir einen eigenen Listentypen. Über Schrift -> Aufzählungs- und nummerierte Listen -> Liste definieren wird die entsprechende Option aufgerufen. Klicke auf Neu und gebe der Liste einen passenden Namen. Wichtig ist, dass die Option Nummerierung über Textabschnitt hinweg fortführen aktiviert wird (Abb. 2). Durch OK beide Fenster schließen.

Abb. 2 Abb. 2

Absatzformat definieren

Damit die Liste angewendet werden kann, legen wir für die Bildunterschrift ein neues Absatzformat an. Im Abschnitt Aufzählungszeichen und Nummerierungen wählen wir als Listentyp Nummerierung, bei Liste wählen wir das zuvor angelegte Listeformat aus. Im Feld Zahl unter Nummerierungsformat legen wir das Aussehen der Nummerierung fest: Abb. ^H.^#: . ^H gibt die Kapitelnummer an, ^H die laufende Nummer des Absatzes. (Abb. 3)

Abb. 3 Abb. 3

Bildunterschrift definieren

Über Objekt -> Beschriftungen -> Beschriftungen einrichten erreichen wir die Optionen zum Anlegen der Bildunterschrift. Sollen Metadaten aus den Bilder genutzt werden, kann das entsprechende Feld gewählt werden. Wichtig ist die Option Absatzformat, wo unser angelegtes Format für die Bildunterschrift gewählt wird (Abb. 4).

Abb. 4 Abb. 4

Los geht’s

Platzieren wir unser Bild nun an die gewünschte stelle. Beim aktiven Objektrahmen wählen wir entweder über Rechtsklick oder über das Menü Objekt -> Beschriftungen -> Dynamische oder Statische Beschriftung erstellen aus (Abb. 5).

Abb. 5 Abb. 5

Je nachdem, ob ein vorhandenes Metafeld genutzt wird, steht nun die Bildunterschrift unter dem Bild. Wenn nicht: in das neue Textfeld klicken und die Bildunterschrift eintragen. Durch das Absatzformat wird [Abb. 2.1.:] davorgesetzt (Abb. 6).

Abb. 6 Abb. 6

Textrahmen verankern

Damit später auch alles „von alleine" geht, müssen die Textrahmen der Bildunterschrift verankert werden. Nur so weiß der Absatz, an welcher Position er in der Liste hat. Beim aktiven Textrahmen erscheint oben rechts am Rahmen ein kleines Quadrat (in der Farbe der Ebene). Dort klicken wir der Maus rauf und bei gedrückter Taste (am Mauszeiger erscheint ein kleines „T") verschieben wir es an eine Stelle im Text. Das Quadrat ändert sich in ein Ankersymbol. Zur besseren Orientierung können sich die Textverkettungen über Ansicht -> Extras angezeigt werden lassen (Abb. 7). So werden nach und nach alle Bilder und die dazugehörigen Bildunterschriften angelegt.

Abb. 7 Abb. 7

Grafik zwischen bereits vorhanden einfügen oder löschen

Nach dem Platzieren und erstellen der Bildunterschrift stellen wir fest: Nix geht von alleine, die Reihenfolge der Nummerierung stimmt nicht (Abb. 8).

Abb. 8 Abb. 8

Sobald die Bildunterschrift verankert worden ist, ändert sich die Abschnittsnummerierung (Abb. 9). Sollte ein Bild und die dazugehörige Bildunterschrift gelöscht werden (und damit der Anker gelöst werden), wird die Nummerierung ebenfalls geändert.

Abb. 9 Abb. 9

Querverweise

Hyperlink anlegen

Innerhalb des Textes wollen wir auf die Grafiken hinweisen. Die Nummerierungen sollen sich da bei Änderungen natürlich auch aktualisieren. Dazu wird ein Hyperlink der Bildunterschrift angelegt. Wir markieren gewünschten Textrahmen. Über Schrift ->Hyperlinks und Querverweise -> Neuer Hyperlink gelangen wir zu den Optionen. Bei Verknüpfen mit geben wir Seite an und bestätigen mit Ok (Abb. 10).

Abb. 10 Abb. 10

Querverweis anlegen

Den Textcursor setzen wir an die Stelle, an der der Querverweis erscheinen soll: Schrift ->Hyperlinks und Querverweise -> Querverweis einfügen. Bei Verknüpfen mit geben wir Absatz an. Bei Ziel sollte das aktuelle Dokument vermerkt sein und wir wählen das Absatzformat der Bildunterschrift an. Jetzt werden alle Absätze mit dem Format angezeigt und wir wählen Absatz aus, auf den verwiesen werden soll (Abb. 11).

Abb. 11 Abb. 11

Bei Querverweisformat kann ein Vordefiniertes Format genutzt werden, oder über das Stiftsymbol kann man sich ein neues Anlegen. Im neuen Fenster wird auf das + geklickt, vergibt einen passenden Namen und bei Definition kann das Aussehen des Querverweises bestimmt werden (Abb. 12). Wer will, kann auch noch ein Zeichenformat bestimmen, um den Querverweis im hervorzuheben.

Abb. 12 Abb. 12

Abbildungsnummerierung und Querverwiese aktualisieren

Angenommen, die Bilder eins und zwei werden in der Reihenfolge getauscht. Kein Problem, die Reihenfolge der Nummerierung hat sich aber nicht geändert (Abb. 13).

Abb. 13 Abb. 13

Da wir jetzt wissen, dass die Textanker für die Reihenfolge sorgen, müssen diese auch verschoben werden. Also: Das Ankersymbol bei gedrückter Maustaste an eine neue Stelle schieben. Dann stimmt die Reihenfolge auch wieder (Abb. 14).

Abb. 14 Abb. 14

Jetzt müssen noch die Querverwiese im Text aktualisiert werden. Über Fenster -> Schriften und Tabellen öffnen wir die Querverwiese. Durch das gelbe Ausrufezeichen wird bereits angezeigt, dass sich die Absätze geändert haben (Abb. 15).

Abb. 15 Abb. 15

Einfach auf das „Aktualisieren"-Symbol im Fenster unten klicken und alle Querverwiese sind so, wie sie sein sollen (Abb. 16).

Abb. 16 Abb. 16

Man sieht also: Mit ein wenig Vorbereitung lässt sich schnell eine Abbildungsnummerierung erstellen und aktuell halten.

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